Subir y validar facturas (escaneo)

La app te permite agilizar significativamente el registro de facturas de proveedor mediante la subida de archivos PDF o imágenes, utilizando inteligencia artificial avanzada para extraer automáticamente todos los datos. Esto reduce errores y ahorra tiempo considerable comparado con el registro manual.

Verificación de límites del plan

Antes de procesar facturas, el sistema verifica automáticamente si tu plan permite escanear más documentos. Cada plan tiene un límite mensual de facturas que se pueden procesar con IA:

• El indicador te mostrará cuántas facturas has procesado este mes y cuántas te permite tu plan
• Si has alcanzado el límite, podrás crear facturas manualmente pero no usar el escaneo con IA
• Los límites se renuevan cada mes

¿Cómo subir facturas para escaneo?

1. Ve a la sección Facturas en el menú principal
2. Haz clic en la pestaña Añadir / Validar
3. Pulsa el botón Procesar facturas (disponible solo si tienes límite disponible)

Opciones de subida

Múltiples archivos simultáneos:

• Puedes subir hasta 10 archivos a la vez
• Arrastra y suelta directamente o selecciona desde tu ordenador
• Formatos admitidos: PDF, JPG, PNG, WEBP
• Tamaño máximo: 10MB por archivo

Captura con cámara: Si usas la app en móvil/tablet, puedes activar la cámara para fotografiar la factura directamente.

Validación automática

El sistema valida automáticamente cada archivo:

• Formato: Solo acepta PDF, JPG, PNG y WEBP
• Tamaño: Rechaza archivos mayores a 10MB
• Límites: No permite superar las 10 facturas simultáneas

Procesamiento automático con IA

Una vez subidos los archivos, comienza un proceso sofisticado completamente automatizado:

1. Subida y almacenamiento

• Los archivos se almacenan de forma segura en el sistema
• Se asigna un identificador único a cada factura
• El proceso continúa en segundo plano aunque cierres la ventana

2. Conversión y preparación

• PDFs: Se convierten automáticamente a imágenes de alta calidad página por página
• Imágenes: Se optimizan para mejorar la precisión del reconocimiento
• Todas las páginas de una factura se procesan conjuntamente

3. Análisis con inteligencia artificial

El sistema utiliza modelos de IA avanzados (OpenAI GPT-4/o1) que:

• Analizan TODAS las páginas de cada factura conjuntamente
• Extraen datos estructurados: número de factura, proveedor, fechas, conceptos detallados
• Clasifican automáticamente cada concepto como 'Compra' (inventario) o 'Gasto' (operativo)
• Asignan categorías y centros de coste según la naturaleza del concepto
• Calculan totales, subtotales e impuestos con precisión

4. Estados del procesamiento

Podrás ver el estado de cada factura en tiempo real:

• Procesando: La IA está analizando el documento
• Procesada: Datos extraídos correctamente, lista para validar
• Error: Hubo un problema en el procesamiento

5. Limpieza automática

Una vez procesada la factura exitosamente, el archivo original se elimina automáticamente del almacenamiento para optimizar el espacio.

Validar y revisar los datos extraídos

Cuando una factura está en estado Procesada, haz clic sobre ella para abrir el formulario de validación pre-rellenado.

¡Este paso es crucial!

Aunque la IA es muy precisa, siempre debes revisar cuidadosamente:

1. Información general de la factura

• Número de factura: Verifica que coincida exactamente
• Proveedor: Confirma el nombre (se creará automáticamente si no existe)
• Fechas: Emisión y vencimiento
• Totales: Subtotal, impuestos y total final

2. Detalle de líneas (el más importante)

Para cada concepto extraído:

Datos básicos:

• Nombre del concepto: Descripción del producto o servicio
• Cantidad y precio: Que coincidan con la factura original
• Impuestos: Porcentaje aplicado a cada línea

Clasificación crítica:

• Tipo de transacción:
  • Compra: Si afecta inventario (productos, ingredientes)
  • Gasto: Si es un coste operativo (servicios, alquiler, etc.)
• Categoría: Asignada automáticamente según el tipo
• Centro de coste: Para organización contable

Campos específicos de compras:

• Unidad de medida: Verificar que sea correcta (Kg, L, Unidades, etc.)
• Factor de conversión: Para convertir entre unidad de compra y unidad de uso
• Stock mínimo: Nivel de reorden para el producto

Campos específicos de gastos:

• Recurrente: Si es un gasto que se repite regularmente

3. Ajustes manuales

Puedes:

• Modificar cualquier campo según sea necesario
• Añadir líneas que no se detectaron
• Eliminar líneas incorrectas
• Cambiar tipos de transacción si la IA se equivocó

Confirmar y guardar la factura

1. Cuando todos los datos estén revisados y corregidos, pulsa Validar y Guardar

2. El sistema realizará automáticamente:

   • Guardado de la factura y sus líneas en la base de datos
   • Creación/actualización del proveedor si es necesario
   • Para cada línea de Compra:
     • Registro automático de la compra
     • Actualización del inventario y stock
     • Actualización del coste promedio del producto
   • Para cada línea de Gasto:
     • Registro del gasto operativo en la contabilidad

3. La factura queda marcada como completada y se refleja en todos los dashboards correspondientes

Monitoreo y notificaciones

• Procesamiento en segundo plano: Puedes cerrar la ventana y seguir trabajando
• Notificaciones automáticas: Te avisamos cuando las facturas estén listas para validar
• Actualización en tiempo real: Los estados se actualizan automáticamente sin necesidad de recargar

Limitaciones y consideraciones

• Límite mensual: Según tu plan de suscripción
• Calidad del documento: Facturas mal escaneadas o poco legibles pueden generar errores
• Idioma: Optimizado para facturas en español
• Formatos complejos: Facturas con formatos muy irregulares pueden requerir más validación manual

Mejores prácticas

1. Calidad de imagen: Usa buena iluminación y evita sombras
2. Formato completo: Incluye todas las páginas de facturas multipágina
3. Revisión sistemática: Siempre valida los tipos de transacción
4. Validación oportuna: Procesa las facturas extraídas en tiempo razonable
5. Organización: Usa las categorías y centros de coste consistentemente

El sistema de escaneo con IA te permitirá procesar facturas hasta 10 veces más rápido que el registro manual, manteniendo alta precisión con la validación humana.

¿Tienes dudas? Consulta los artículos relacionados o contacta con soporte desde la app.