Gestión general de facturas

La sección Facturas es el centro de control para la gestión completa de todas las facturas de tus proveedores, ya sean registradas manualmente o procesadas mediante escaneo automático con IA.

Estructura de la sección

Al acceder a Facturas desde el menú principal, encontrarás dos pestañas principales:

Vista General

Listado completo con herramientas de filtrado, búsqueda y gestión de facturas existentes.

Añadir / Validar

Espacio para registrar nuevas facturas manualmente o validar las procesadas por el sistema de IA.

Vista General - Gestión de facturas

Visualización y búsqueda

Tabla principal de facturas:

• Columnas: Número de factura, proveedor, fecha de emisión, importe total, estado de pago
• Ordenación: Haz clic en cualquier columna para ordenar ascendente o descendente
• Paginación: Navegación eficiente para catálogos extensos de facturas

Herramientas de búsqueda:

• Búsqueda global: Campo de texto para localizar facturas por cualquier criterio
• Filtros específicos: Filtrado por proveedor, rango de fechas, estado, o importe
• Búsqueda en tiempo real: Los resultados se actualizan mientras escribes

Estados de factura

El sistema utiliza 3 estados principales con indicadores visuales:

• Pendiente: Factura registrada pendiente de pago
• Pagada: Factura con pago completado
• Vencida: Factura pendiente cuya fecha de vencimiento ha pasado

Acciones por factura

Para cada factura en la tabla, puedes acceder a las siguientes acciones:

Ver resumen detallado:

• Información completa del proveedor
• Desglose de todos los conceptos (compras y gastos)
• Cálculo de impuestos y totales
• Referencias a compras y gastos generados

Cambiar estado de pago:

• Marcar como pagada para control financiero
• Cambiar entre estados según necesidades operativas
• Historial de cambios de estado

Gestión administrativa:

• Acceso a datos completos para contabilidad
• Integración con análisis de compras y gastos
• Trazabilidad completa del documento

Añadir / Validar - Registro de nuevas facturas

Procesamiento automático con IA

Subir facturas para escaneo:

• Botón "Procesar facturas": Accede al sistema de subida
• Formatos admitidos: PDF, JPG, JPEG, PNG
• Límites: Hasta 10 archivos simultáneos, máximo 10MB por archivo
• Procesamiento: Análisis automático con OpenAI GPT-4/o1

Estados del procesamiento:

• Subiendo: Archivo en proceso de carga
• Procesando: IA analizando el contenido
• Procesada: Lista para validación manual
• Error: Problema en el procesamiento (archivo corrupto, formato incorrecto, etc.)

Validación manual

Lista lateral de facturas:

• Facturas pendientes: Documentos listos para revisar
• Vista previa: Información extraída por la IA
• Orden cronológico: Las más recientes aparecen primero

Proceso de validación:

• Revisión de datos: Verifica número, proveedor, fecha, conceptos
• Corrección de errores: Edita información incorrecta antes de guardar
• Clasificación de conceptos: Confirma si son compras (inventario) o gastos (operativos)
• Guardado final: Incorpora la factura al sistema completo

Creación manual

Botón "Crear Manual":

• Formulario completo para registro desde cero
• Ideal para facturas complejas o cuando el escaneo no es viable
• Control total sobre todos los campos y conceptos

Flujo de trabajo recomendado

Para facturas digitales:

1. Sube archivos usando "Procesar facturas"
2. Espera el procesamiento (generalmente 1-2 minutos)
3. Valida los datos extraídos por la IA
4. Corrige errores si es necesario
5. Guarda la factura validada

Para facturas en papel o casos especiales:

1. Usa "Crear Manual" para registro directo
2. Completa todos los campos paso a paso
3. Añade conceptos uno por uno
4. Guarda la factura completa

Gestión posterior:

1. Revisa en Vista General que la factura aparece correctamente
2. Marca como pagada cuando corresponds
3. Utiliza filtros para análisis periódicos
4. Integra con dashboards para análisis financiero

Integración con el sistema

Impacto automático:

• Compras: Se registran en el histórico y actualizan inventario
• Gastos: Se incluyen en análisis financiero automáticamente
• Proveedores: Se crean o actualizan automáticamente
• Dashboards: Los datos aparecen en análisis de compras y gastos

Gestión de límites:

• Límites de plan: El sistema controla facturas procesadas por mes
• Verificación automática: Alertas cuando te acercas al límite
• Gestión inteligente: Eliminar facturas pendientes no afecta el contador

Trazabilidad completa:

• Histórico completo: Cada factura mantiene su historia de cambios
• Referencias cruzadas: Conexión con compras, gastos e inventario
• Auditoría: Registro de quién y cuándo se realizaron cambios